ADMINISTRASI KEPANITIAAN PMII

1.    Surat
a.    Umum
1)    Sistematika surat:
a)    Nomor surat, disingkat No.
b)    Lampiran surat, disingkat Lamp.
c)    Perihal surat, disingkat Hal.
d)    Tujuan surat, “Kepada Yth dst”
e)    Kata pembukaan surat “Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarokatuh”
f)    Kata pengantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin.”
g)    Maksud surat
h)    Kata penutup “Wallahul Muafieq ilaa Aqwamith Thorieq, Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh”
i)    Tempat dan tanggal pembuatan surat
j)    Nama panitia beserta jabatan
k)    Nama pengurus organisasi beserta jabatan
2)    Bentuk surat
Seluruh surat kepanitiaan kegiatan organisasi ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai naa penandatangan surat ditepi yang sama.
3)    Kertas surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat kepanitiaan PMII). Kop berikut amplop berisikan:
(1)    Lambang PMII, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD-ART PMII disebelah kiri dan lambang kepanitiaan disebelah kanan
(2)    Nama kegiatan
(3)    Tema
(4)    Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi
(5)    Alamat sekretariat
4)    Nomor surat
Seluruh kepanitiaan kegiatan organisasi disemua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
(1)    Nomor urut surat kepanitiaan
(2)    Singkatan nama kepanitiaan
(3)    Tingkat periode kepengurusan
(4)    Penandatangan surat
(5)    Bulan pembuatan
(6)    Tahun pembuatan

b.    Teknis
a)    Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindaru kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan
b)    Agar mempermudah pemantauan dan  pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip.
c)    Dalam pembuatan surat kepanitiaan organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.
d)    Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode(untuk PB) dan 7 item untuk (PKC/PC) yaitu:
1)    Nomor surat
2)    Singkatan nama kepanitiaan
3)    Tingkat kepengurusan
(a)    Pengurus Besar (PB)
(b)    Pengurus Koordinator Cabang (PKC)
(c)    Pengurus Cabang (PC)
(d)    Pengurus Komisariat (PK)
(e)    Pengurus Rayon (PR)
4)    Penandatanganan surat kepanitiaan
Untuk Pengurus Komisariat dan Rayon
(1)    Jika penandatangan surat, ketua panitia, sekretaris panitia, dan ketua kode AA
(2)    Jika penandatangan surat, ketua panitia, sekretaris panitia, dan wakil ketua kode AB
(3)    Jika penandatangan surat, ketua panitia, sekretaris panitia, dan sekretariskode BA
(4)    Jika penandatangan surat, ketua panitia, sekretaris panitia, dan wakil sekretaris kode BB
(5)    Jika penandatangan surat, ketua panitia, sekretaris panitia, dan bendahara panitia kode CA
5)    Bulan surat sesuai dengan bilangan surat
6)    Tahun Surat sesuai dengan tahun dibuatnya surat.
Untuk Komisariat dan Rayon cukup menentukan kode Wilayah/Cabang yang bersangkutan. Lebih lengkap tentang kode PKC dan PC dapat dilihat pada lampiran selanjutnya.
Contoh Nomor Surat:
Nomor  : 015.RTAR.PR-IX.V-02.AA.04.2012
015    = Nomor urut surat keluar sejak terbentuknya kepanitiaan
RTAR    = Singkatan nama kegiatan (Rapat Tahunan Anggota Rayon)
PR-IX    = Pengurus Rayon dan periodenya (ke-9)
V-02    = Kode wilayah Jawa Barat
AA    = Ditandatangani oleh ketua panitia, sekretaris panitia, dan ketua
04    = Bulan ditetapkannya surat
2012     = Tahun pembuatan surat
2.    Lambang
Lambing yang senantiasa dibuat harus meletakan lambing PMII secara utuh. Lambing tersebut selanjutnya dapat diletakkan dalam Kop Surat, Stempel, Plakat, Kaos, dan atribut kepanitiaan lainnya.
3.    Stempel
a.    Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkat kepengurusan deperkenankan membuat stempel kegiatan
b.    Pembubuhan stempel kepanitiaan diusahakan sedapat mungkin agar tertera di tengah-tengah antara dua tandatangan panitia
c.    Panitia yang berwenang memegang stempel kepanitiaan adalah ketua panitia, sekretaris panitia, dan bendahara panitia
d.    Pembuatan stempel harus menantumkan lambing PMII disebelah kiri dan tulisan yang menunjukan jenis kepanitiaan di sebelah kanan, dengan ukuran yang serasi dan seimbang.
e.    Bentuk stempel
Stempel kepanitiaan untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang bergaris tunggal.
1)    Ukuran stempel
2)    Tulisan stempel
3)    Lambang kegiatan disebelah kiri
4)    Tulisan disebelah kanan terdiri atas :
(a)    Nama Kegiatan, baris pertama
(b)    Singkatan nama kepengurusan dan nama organisasi (PR PMII)
(c)    NAma tempat atau daerah atau kampus atau fakultas, baris ketiga
f.    Tinta Stempel berwarna merah

4.    Buku kas kepanitiaaan
a.    Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana kepanitiaan, harus tercatat dalam buku kas
b.    Pengurus yang berwenang dan menggunakan buku kas adalah bendahara/wakil bendahara pada setiap tingkatan organisasi
c.    Dilengkapi dengan kwitansi

Bentuk Buku Kas
a.    Ukuran Buku Kas
Semua jenis buku dapat digunakan asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan
b.    Model Buku Kas
Terdiri atas beberapa kolom :
(1)    Nomor urut penerimaan
(2)    Uraian sumber kas dan pengeluaran kas
(3)    Jumlah uang yang diterima (Debet)
(4)    Jumlah Pengeluaran (Kredit)
(5)    Jumlah Kas Tersisa (saldo)
Contoh :
No    Uraian    Debet    Kredit    Saldo
1    2    3    4    5
               

5.    Buku agenda
a.    Berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat masuk maupun surat keluar
b.    Kolom-kolom terdiri dari 7 kolom
Contoh agenda surat keluar:
No    No. Surat    Tujuan Surat    Tgl Surat    Hal    Ket
            Buat    Kirim       
                       
                       

Contoh agenda surat masuk:
No    No. Surat    Asal Surat    Tgl Surat    Hal    Ket
            Buat    Datang       
                       
                       

6.    Atribut
Diperkenankan membuat atribut kepenitiaan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan panitia


*Catatan ini berdasarkan SK PB PMII No. 14.PB-XVI.01-14.A-1.02.2010 tentang Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Kepanitiaan Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia diambil dari buku Buku Konstitusi.